Статьи → Как заполнить каждую строчку 6-НДФЛ без единой ошибки
Вверх
Как заполнить каждую строчку 6-НДФЛ без единой ошибки

С нового года у компаний появился дополнительный расчет – отчет 6-НДФЛ. Готовят и сдают его налоговые агенты. Как правило, это организации и ИП – работодатели. А также заказчики, которые платят вознаграждения по гражданско-правовым договорам.

Статья объяснит, как заполнить каждую строчку нового расчета. А также подскажет в какие сроки его сдать.

Важные вопросы про 6-НДФЛ

  • 1

    Нужны ли справки 2-НДФЛ, если появился расчет 6-НДФЛ?

    Справки не отменили. Сдавать их нужно, как прежде, раз в год. До 1 марта – если налог не удержали. До 1 апреля надо сдать обычные бланки. Налоговики ввели 6-НДФЛ, чтобы контролировать, вовремя ли компания удержала и перечислила налог. А по справкам 2-НДФЛ это невозможно.
  • 2

    Компания не начисляла и не платила зарплату. Сдавать ли нулевой расчет?

    ФНС разрешила не сдавать нулевку. Об этом налоговая служба сообщила в письме от 4 мая 2016 г. № БС-4-11/7928. Но большинство коллег перестраховались и сдали нулевые расчеты, чтобы проверяющие не заблокировали счет. Также многие планируют поступить и при сдаче отчетности за полугодие. Это подтвердил наш опрос.

Важные вопросы про 6-НДФЛ

  • 1

    Когда сдать первый 6-НДФЛ?

    Расчет компании формируют ежеквартально. На сдачу есть месяц после окончания квартала.
    Расчет за I квартал сдают до 30 апреля, за полугодие – до 31 июля, а за 9 месяцев – до 31 октября.
    Для подготовки годового отчета времени больше. Его отправляют до 1 апреля.
    Впервые расчет 6-НДФЛ надо сдать за I квартал 2016 года. Из-за выходных и праздников срок сдвинется с 30 апреля на 4 мая.
  • 2

    Куда отправлять расчет?

    Расчет отправляйте в ту же ИФНС, что и справки 2-НДФЛ.
    Путаница может возникнуть у компаний с обособленными подразделениями. Хотя тут все просто. Если сотрудники получили доход от головного офиса, сдавайте 6-НДФЛ в ИФНС по месту учета компании. По доходам сотрудников филиала отчитывайтесь в инспекцию обособки.

Важные вопросы про 6-НДФЛ

  • 1

    Как сдавать 6-НДФЛ – электронно или на бумаге?

    Отправляйте электронный расчет, если отчитываетесь за 25 человек и более. Остальные компании вправе составить 6-НДФЛ на бумаге.
  • 2

    Где взять бланк расчета?

    Форму 6-НДФЛ инспекторы утвердили приказом от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450. Там же контролеры расписали правила ее заполнения. Отчет небольшой. Он состоит из титульного листа и двух разделов с расчетами.

Титульный лист

  • 1

    ИНН и КПП

    Вверху укажите ИНН и КПП вашей компании. Если сдаете отчет за филиал, то напишите КПП дополнительного офиса.

  • 2

    Предоставляется в налоговый орган

    В этой строке поставьте цифровой код инспекции, в которую сдаете расчет.

  • 3

    Период представления

    Код зависит от того, за какой период отчитываетесь. Поставьте:
    – 21 – если сдаете отчет за I квартал;
    – 31 – для отчета за полугодие;
    – 33 – для отчета за 9 месяцев;
    – 34 – для годового отчета.

  • 4

    По месту нахождения (учета)

    Как правило, здесь ставят 212. Это значит, что расчет сдает российская организация по месту своего учета.
    В отчете за обособленное подразделение ставят 220.
    Код 213 вписывают крупнейшие налогоплательщики.
    Свои коды есть и у предпринимателей. ИП на общей или упрощенной системе ставят 120. А предприниматели на патенте или вмененке – 320.

  • 5

    Налоговый агент

    Впишите краткое наименование компании. Если его нет, укажите полное.

  • 6

    Код по ОКТМО

    Поставьте код того муниципального образования, на территории которого зарегистрированы организация или допофис (если сдаете расчет за обособленное подразделение).

Раздел 1 с обобщенными показателями

Ставка налога. В строку 010 впишите ставку НДФЛ. Удерживали налог по разным ставкам? Для каждой заполните строки 010–050 раздела.
Если ставок много и все строки раздела 1 не уместятся на одном листе, то добавьте нужное количество страниц. А строчки 060–090 заполните общей суммой по всем ставкам и только на первой странице. На остальных листах поставьте в этих строках 0, а за ним прочерки.
Доходы. В строке 020 запишите доходы сотрудников нарастающим итогом с начала года. Платили дивиденды? Расшифруйте их отдельно в строке 025. Суммы доходов показывайте в рублях и копейках.
Вычеты. В строке 030 зафиксируйте вычеты, которые предоставили сотрудникам с начала года. Впишите детские, имущественные, социальные вычеты, а также вычеты с необлагаемых доходов, на которые уменьшили налог. Например, сотрудник получил материальную помощь. Часть ее, не превышающая 4000 руб. в год, от НДФЛ освобождается. Эту сумму надо указать в строке 030.
Исчисленный налог. В строке 040 приведите НДФЛ в полных рублях, без копеек. Его вычислите по формуле:
НДФЛ (строка 040) = (доход по строке 020 - вычеты по строке 030) × ставка из строки 010.
НДФЛ с дивидендов расшифруйте по строке 045. Для нее также есть своя формула: НДФЛ с дивидендов (строка 045) = доход по строке 025 × ставка из строки 010.
Фиксированный авансовый платеж. Заполняйте строку 050, если у вас работают иностранцы на патенте. Здесь укажите фиксированные авансы, что заплатили эти сотрудники.
Количество физлиц, получивших доход. Напишите число людей, которым выплатили доходы в отчетном периоде.
Есть работники, которые в течение года уволились, а потом вернулись? Считайте их за единицу. Как и физлиц, с которыми заключили два договора – подряда и трудовой.
Удержанный НДФЛ. В строке 070 покажите общую сумму удержанного налога по всем ставкам. Он может не совпасть с исчисленным (строка 040). Обычно расхождение возникает из-за зарплаты, которую начислили в отчетном периоде, а выплатили – в следующем.
Неудержанный НДФЛ. В строку 080 впишите налог, который удержать не смогли. К примеру бывшему сотруднику выплатили материальную помощь. С суммы превышающей 4000 руб. нужно удержать НДФЛ. Но так как работник уволился, это невозможно. Неудержанный налог надо показать в строке 080.
Возвращенный НДФЛ. Удержали НДФЛ по ошибке и вернули налог, руководствуясь статьей 231 НК РФ? Заполните строку 090.

Раздел 2, в котором нужно распределить по датам доходы и налог

  • 1

    Обратите внимание

    В раздел 1 вы вписывали суммы нарастающим итогом с начала года, а в разделе 2 нужно показать только данные за последний квартал.

  • 2

    Суммы фактически полученного дохода и удержанного налога

    В строке 130 зафиксируйте доход в рублях и копейках до вычета налога.
    В строке 140 напишите НДФЛ, который должны были удержать с этой суммы. Не важно, перечислили ее в бюджет или нет.
    Все доходы записывайте в хронологическом порядке.
    В бланке расчета в разделе 2 пять блоков. Если их для перечисления доходов не хватит, добавьте нужное количество листов. В каждом дополнительном листе будет раздел 1. Заполнять его повторно не нужно.

  • 3

    Даты

    В строке 100 укажите дату, на которую сотрудники получили доход.
    В строке 110 – день, на который компания удержала налог. А в строке 120 – дату, на которую НДФЛ по закону надо перечислить в бюджет.
    Конкретные цифры в этих строках зависят от вида дохода.
    Зарплата станет доходом в последний день того месяца, за который она начислена (строка 100). Удержать с нее НДФЛ нужно в день выплаты (строка 110). А перечислить НДФЛ – не позднее следующего дня (строка 120).
    Отпускные и больничные станут доходом сотрудника в день выплаты (строка 100). В этот же день с них нужно удержать НДФЛ (строка 110). А вот перечислить его в бюджет можно до конца месяца (строка 120).

  • 4

    Переходящие доходы

    Раздел 1 расчета заполняют нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев или год. А в разделе 2 показывают операции за последние три месяца.
    Есть переходящие доходы. Обычно это зарплата, которую начислили в отчетном квартале, а выплатили в следующем.
    Переходящую зарплату покажите в строках 020 - 040 раздела 1 расчета за тот квартал, в котором начислили.
    А в следующем квартале включите сумму в раздел 2 и покажите в строке 070 раздела 1.
    Например, мартовскую зарплату, выплаченную в апреле, покажите в строках 020-040 раздела 1 расчета за I квартал.
    НДФЛ с нее вы удержите только в апреле в момент выплаты. Поэтому покажите ее в разделе 2 и строке 070 раздела 1 отчета за полугодие.
    Такой порядок действий ФНС описала в письмах от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553 и от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058.

  • !

    Ошибки в 6-НДФЛ приведут к санкциям. Если налоговики обнаружат неточности, то оштрафуют на 500 руб.


Со сдачей расчета лучше не затягивать. Каждый месяц опоздания будет стоить 1000 руб.

Скачать заполненный образец 6-НДФЛ и узнать еще больше о правилах заполнения расчета можно здесь.

А чистый бланк ждет вас тут.

Смотрите также: Как отражать зарплату, отпускные, больничные в регистрах и 6-НДФЛ