Статьи → Проверяйте свою первичку на опасные ошибки по карте рисков
Вверх
Проверяйте свою первичку на опасные ошибки по карте рисков

Мы сделали карты рисков самых ходовых бухгалтерских документов: акта, счета-фактуры, ТОРГ-12, ТТН, транспортной накладной, авансового отчета и путевого листа.

Взгляните на любой образец, и вы по цвету все поймете. Красный — опасно, проверяйте и исправляйте в первую очередь. Желтый — не обязательно, но желательно исправить. На остальные реквизиты не тратьте свое время.

Акт на услуги

  • 1

    Название документа

    Не забудьте про название документа, это обязательный реквизит.
    Первичка, в которой нет названия, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль.

  • 2

    Дата и период оказания услуги

    Дата — обязательный реквизит первички. Если из акта непонятно, в каком периоде исполнитель оказал услуги, то налоговики могут снять расходы.

  • 3

    ИНН заказчика и исполнителя

    По ИНН налоговики идентифицируют организацию. Из-за ошибки могут снять расходы.

  • 4

    Наименование и стоимость услуг

    Стоимость приводите в рублях и копейках. Название пишите конкретное, избегайте обтекаемых формулировок. Например, «Информационно-консультационные услуги».
    Общее название и нестыковка между стоимостью в договоре и в акте будет для налоговиков признаком нереальной сделки.

  • 5

    Подписи, расшифровки и печати

    Акт без подписей или с визами неуполномоченных лиц не дает права на расходы.
    Если на документе нет печати, то безопаснее попросить контрагента прислать письмо с подтверждением, что он отказался от нее. Иначе могут быть споры с налоговиками.

  • 6

    Договор

    Безопаснее сослаться в акте на договор, в рамках которого исполнитель оказал услуги.
    Ссылка на договор — не обязательный для первички реквизит. Но это поможет идентифицировать услугу.

  • 7

    Наименование и КПП заказчика и исполнителя

    При правильном ИНН ошибка в КПП или названии некритична. Она не мешает идентифицировать компанию (письмо ФНС от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но если неточность исправить, то на проверке у налоговиков будет меньше вопросов.

Авансовый отчет

  • 1

    Дата

    Сотрудник должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после срока, на который ему выдали деньги.
    Налоговики снимут расходы, если в авансовом отчете не будет даты. Это обязательный реквизит первички.
    По дате утверждения отчета определяют период для затрат. К примеру, для командировок – п. 7 ст. 272 НК РФ. Но если работник отчитается позже, чем надо, то это не мешает признать затраты.

  • 2

    Данные о подотчетнике и его подпись

    Выдавать деньги можно не только работникам, но и тем, с кем компания заключила гражданско-правовой договор на работы или услуги.
    Из-за ошибок в Ф.И.О. налоговики не смогут идентифицировать сотрудника и снимут расходы.

  • 3

    Суммы и реквизиты платежки на остаток и перерасход

    Выдавать новый аванс можно после того, как сотрудник отчитается по предыдущему. На каждую сумму в отчете должен быть подтверждающий документ: чеки, квитанции, накладные.
    Без подтверждающих документов налоговики признают подотчет доходом работника и доначислят НДФЛ – постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14 июля 2016 г. № Ф07-5021/2016.

  • 4

    Подписи

    Авансовый отчет должен утвердить руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность. В отчете также должна быть подпись бухгалтера.
    Если на бланке не будет всех подписей, то инспектор может признать документ недействительным и снять расходы.

  • 5

    Номер

    Авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке.
    Номер не является обязательным реквизитом первички. Поэтому даже если его не поставили, это не влияет на учет расходов.

  • 6

    Название компании

    Можно написать полное или краткое название, это не важно. Из-за ошибки расходы не снимут. Ведь можно по другим реквизитам определить, что отчет относится к данной организации.

  • 7

    Реквизиты кассового ордера

    Напишите дату и номер расходника, по которому кассир вернул работнику перерасход. А если сотрудник, наоборот, внес остаток в кассу, то впишите реквизиты приходника.
    Из-за ошибок в реквизитах ордера расходы не снимут. Но могут запросить пояснения, так как непонятно, все ли подотчетники погасили долги и когда.

Товарная накладная

  • 1

    Дата документа и день, когда товар приняли на учет

    Товарную накладную составляют в момент отгрузки или сразу после нее.
    Дата в накладной не должна быть раньше, чем в товарно-транспортной или транспортной накладной. Иначе налоговики посчитают сделку нереальной. А если в накладной нет даты принятия товара, то могут снять вычет – постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014.

  • 2

    ИНН

    Если из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя, то снимут у последнего расходы.

  • 3

    Компания, грузополучатель, поставщик и плательщик

    При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы – письмо ФНС от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104. Но если будут нестыковки с договором и счетом-фактурой, налоговики могут запросить пояснения.

  • 4

    Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, количество мест и масса груза

    Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и транспортной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы.

  • 5

    Подписи, расшифровки и печати

    Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы. Если на накладной нет печати, то безопаснее запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от нее.

  • 6

    Количество записей, основание и транспортная накладная

    Продавец вписывает договор или заказ, по которому отгружает товар, и транспортную накладную, по которой перевозчик доставляет товары покупателю.
    Если не написать или написать с ошибкой реквизиты документов, то налоговики могут запросить у компании пояснения.

  • 7

    Количество мест и масса товара под табличной частью

    Количество мест и масса груза должны сходиться с данными в табличной части накладной.
    Если ошибиться, то проверяющие могут запросить пояснения.

Счет-фактура

  • 1

    ИНН

    Из-за ошибки в ИНН налоговики снимут вычет. Она мешает идентифицировать покупателя.

  • 2

    Валюта

    По рублевым договорам и договорам в у.е. с оплатой в рублях в строке 7 пишут «российский рубль, 643».
    Ошибаться в коде валюты опасно, налоговики могут снять вычет из-за невозможности идентифицировать стоимость товаров и сумму налога.

  • 3

    Наименование товара, количество, цена за единицу, стоимость

    Эти показатели должны совпадать с данными в накладной или акте.
    Из-за ошибок покупателю откажут в вычете. Если налоговики обнаружат противоречия между счетом-фактурой и накладной, то усомнятся в реальности сделки и запросят пояснения.

  • 4

    Налог и ставка

    Налог пишут в рублях и копейках. Округлять нельзя. Рядом со ставкой нужен знак «%», но если его нет, не страшно.
    У покупателя снимут вычет, если продавец приведет в счете-фактуре неверную ставку или сумму налога.

  • 5

    Подписи и расшифровки

    За директора и главбуха могут расписаться другие сотрудники по доверенности. Тогда в расшифровке должны быть их Ф.И.О. Рядом нужно вписать реквизиты доверенности.
    Из-за факсимиле или подписей неуполномоченных лиц налоговики могут снять вычеты – письмо Минфина от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478.

  • 6

    Дата и номер

    Дата счета-фактуры не должна быть раньше даты накладной. Иначе у покупателя могут снять вычет.
    Номер может быть каким угодно: с разделительной чертой, дефисом, буквами русскими или латинскими. Если сбился хронологический порядок нумерации, то тоже не страшно.
    Налоговики запросят пояснения, если в экземпляре покупателя будет не такой номер, как в экземпляре поставщика.

  • 7

    Платежка

    Эту строку заполняют как при получении аванса, так и при последующей отгрузке.
    Налоговики могут снять вычет, если платежку не указать. Если привести реквизиты с ошибками, то могут запросить пояснения.

  • 8

    Название и КПП продавца и покупателя

    Ошибка в КПП и названии при правильном ИНН не мешает идентифицировать компанию. Вычет не снимут, но могут запросить пояснения.

  • 9

    Грузоотправитель и грузополучатель

    Заполняют только в документе на отгрузку товаров. Если товар отгружает или получает обособка, то нужны ее реквизиты.
    Ошибки в этих реквизитах не мешают идентифицировать компанию. Но налоговики могут запросить пояснения.



    Опасные ошибки в УПД >>

Товарно-транспортная накладная

  • 1

    Дата составления

    Накладную надо составить во время отгрузки или сразу после нее. Дата не должна быть раньше даты товарной накладной.
    Если дата в ТТН не стыкуется с датами в ТОРГ-12, счете-фактуре, договоре и бухучете, то налоговики могут снять расходы.

  • 2

    ИНН

    Из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя и снимут у последнего расходы.
    Проверьте ИНН заказчика на оборотной стороне >>

  • 3

    Наименование грузоотправителя, грузополучателя, плательщика

    При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы. Но если будут нестыковки, налоговики могут запросить пояснения.

  • 4

    Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, места и масса груза

    Цена и стоимость должны быть в рублях и копейках без округлений.
    Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и товарной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы на покупку и доставку.

  • 5

    Подписи, расшифровки и печати

    Накладная без подписей или с визами неуполномоченных лиц не доказывает факт доставки. Если нет печати грузоотправителя, то безопаснее запросить письмо, что он от нее отказался. Это защитит расходы покупателя.
    Не забудьте проверить подписи на оборотной стороне >>

  • 6

    Транспортное средство и расчет стоимости перевозки

    В накладной надо написать номера машин, на которых перевозят товары, и показать расчет стоимости перевозки.
    Налоговики проверят, есть ли у компании автомобиль, который написали в накладной. Если окажется, что машины нет в собственности или аренде, то могут снять расходы.

  • 7

    Погрузочно-разгрузочные операции

    В таблице записывают, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар. Из-за нестыковок налоговики могут снять расходы – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 февраля 2012 г. по делу № А33-6676/2011.

  • 8

    Сведения о грузе

    В таблице пишут краткое наименование груза, количество мест и массу. Количественные показатели должны совпадать с товарной накладной. Здесь же перечисляют документы, которые составили на груз.
    Если окажется, что машина, на которой перевозят товары, не может вместить в себя указанное количество груза, то налоговики снимут расходы – постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 марта 2016 г. № Ф06-6756/2016.

  • 9

    Единица измерения

    Данные должны совпадать с товарной накладной и счетом-фактурой.
    Если ошибиться, налоговики могут запросить пояснения. Им это нужно, чтобы сравнить вместимость машины с количеством груза.

Транспортная накладная

  • 1

    ИНН

    ИНН нет среди обязательных реквизитов первички. Но по нему идентифицируют компанию. Из-за ошибки могут исключить из расчета налога на прибыль расходы на сам товар и его доставку.
    Проверьте ИНН на оборотной стороне >>

  • 2

    Наименование груза, его количество и масса

    Здесь надо написать, что перевозят и в каких количествах. Информация должна сходиться с договором поставки и товарной накладной.
    Если ошибиться в массе, то налоговики могут решить, что компания получила товара меньше, чем по документам. Тогда снимут часть расходов.

  • 3

    Прием и сдача груза, подписи

    Здесь надо написать адреса, откуда и куда доставили груз, время, когда это было. Эту информацию заверяют ответственные сотрудники.
    Если в адресах и времени будут ошибки или не будет подписей сотрудников, то компании рискуют вычетами и расходами – постановление Северо-Западного округа от 2 апреля 2015 г. № Ф07-922/2015.

  • 4

    Сопроводительные документы

    В эту графу занесите все документы, которые есть по товару — товарные накладные, счета-фактуры, сертификаты.
    Если ошибиться в реквизитах документов, налоговики могут усомниться в реальности сделки.

  • 5

    Транспортное средство и стоимость услуг перевозки

    В накладной надо написать номер машины, в которой перевозят товары, и стоимость услуг перевозчика.
    Налоговики могут отказать в вычете и снять расходы на доставку, если вписать несуществующий номер машины – постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 мая 2015 г. № А27-15353/2014.

  • 6

    Оговорки и замечания перевозчика

    Если во время перевозки стороны решили поменять адрес доставки, то это должен отметить водитель в накладной .
    Если не вписать новые адреса или сделать в них ошибку, то налоговики не поймут, куда доставили груз и почему. Из-за этого могут снять расходы.

  • 7

    Условия перевозки

    Сюда записывают сроки, по истечении которых груз считают потерянным. Плату за хранение груза и его максимальный срок. А также штрафы за нарушение правил перевозки.
    Если данные не совпадают с договором на перевозку, то налоговики могут запросить пояснения по расчету стоимости вознаграждения. А если начислили штрафы на нарушения, то приложите подтверждающие документы – фотографии, претензии, акты и другие бумаги.

  • 8

    КПП, адрес и телефон грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика

    Приведите юридические адреса компаний и телефон, по которому можно связаться с ответственным сотрудником.
    Ошибки не мешают расходам, но налоговики могут усомниться в реальности сделки и запросить пояснения.
    Проверьте реквизиты перевозчика и плательщика на обороте >>

  • 9

    Фактическое состояние груза

    В накладной записывают информацию о повреждении товара или его упаковке.
    Расходам ошибки не мешают. Но отметку безопаснее сделать, это обезопасит перевозчика от претензий и штрафов за порчу товара.

Путевой лист

  • 1

    Дата

    Можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше.
    Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя.

  • 2

    Данные автомобиля и компании

    Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут.

  • 3

    Время выезда и въезда в гараж

    Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно.
    Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку.

  • 4

    Движение горючего

    Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут. Также поступят и из-за превышения норм – постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014.

  • 5

    Маршрут следования

    Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы – постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015.

  • 6

    Подписи, расшифровки и печать

    Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее.
    Проверьте оборотную сторону листа >>

  • 7

    Медицинские отметки

    Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ.
    Проверьте отметку на обороте >>

  • 8

    Удостоверение водителя

    Налоговики проверят, чтобы категория прав соответствовала виду транспорта.

  • 9

    Адрес

    При верных сведениях о водителе и машине ошибка в адресе некритична. Но лучше исправить ее, чтобы не привлекать внимание налоговиков.